چطور برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟

برنامه ریزی روزانه چگونه به ما کمک می کند؟

داشتن یک برنامه روزانه به ما کمک می کند تا به طور موثر اهداف و نیازهای خود را اولویت بندی کنیم و چارچوبی برای افزایش بهره وری خود فراهم کنیم. زمانی که یک برنامه روزانه تنظیم می کنیم و آن را به یک روال تبدیل می کنیم، آن برنامه می تواند به ما کمک کند تا به اهداف بلندمدت خود برسیم و با تکیه بر آن، مطمئن شویم که به طور پیوسته به سمت اهداف خود حرکت می کنیم.

این برنامه ریزی نیاز به تکنیک دارد. آموزش برنامه ریزی روزانه  از سایت مجموعه آموزشی سیمینه یکی از بهترین تکنیک های موجود برای مدیریت کارها را شرح می دهد. از دیگر مزایای برنامه روزانه می توان به موارد زیر اشاره کرد:

به تمام اهداف روزانه دست یابید

افزایش بهره وری

از اهمال کاری بپرهیزید

ایجاد عادات سالم

حفظ تعادل بین کار و زندگی

بهترین روش برای برنامه ریزی روزانه

پیروی از نکات زیر به شما کمک می کند تا به بهترین سبک برنامه روزانه برسید:

  1. همه چیز را بنویسید

با نوشتن تمام کارهایی که به صورت شخصی و حرفه ای انجام می دهید به مدت یک هفته شروع کنید. در این مرحله به سازماندهی کارها فکر نکنید و تا حد امکان وظایف مختلف را فهرست کنید.فراموش نکنید کارهایی را که به طور منظم انجام می دهید، مانند شستن ظرف ها یا شستن لباس ها را نیز یادداشت کنید.

2. اولویت بندی کنید

هنگامی که لیست کارهای خود را مشخص کردید، آن را مرور کنید و اولویت های روزانه خود را تعیین کنید. از یک نشانگر برای سازماندهی بصری اولویت های خود استفاده کنید. به عنوان مثال، نیازهای روزانه کاری مانند پاسخ دادن به ایمیل ها را با رنگ آبی و خواسته های شخصی مانند خواندن کتاب یا بیرون رفتن برای قهوه با یک دوست را با رنگ سبز مشخص کنید.

می توانید از ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی وظایف استفاده کنید. علاوه بر این، توصیه های موجود در کتاب قورباغه خود را قورت دهید می تواند به شما در ایجاد این اولویت ها کمک کند.

3. به دفعات هر کار توجه کنید

لیست گلوله‌ای را مرور کنید و مشخص کنید که هر کار چند بار باید انجام شود. این عدد را در کنار هر مشکل بنویسید. به عنوان مثال، در کنار «ناهار درست کن» «۷» را بنویسید زیرا هر روز آن را درست خواهید کرد.

4. کارهای مشابه را گروه بندی کنید

بررسی کنید که آیا وظایف مشابهی وجود دارد که بتوان آنها را برای افزایش بهره وری با هم گروه بندی کرد. به عنوان مثال، اگر «ظروف بشورید» و «آشپزخانه را تمیز کنید» در لیست کارهای روزانه خود دارید، انجام آنها یکی پس از دیگری می تواند در زمان صرفه جویی زیادی کند.چون در قسمتی از خانه انجام می شود و نیازی به تهیه چیزهای دیگر نیست.

5. هرگز چند کار انجام ندهید

انجام چندین کار به طور همزمان نتیجه خوبی نخواهد داشت. مطالعات نشان می‌دهند که کارایی شما زمانی کاهش می‌یابد که سعی کنید دو کار را همزمان انجام دهید. انجام کارها به این روش نه تنها زمان بیشتری می برد، بلکه در نهایت اشتباهات بیشتری نیز مرتکب می شوید.

6. زمانی را برای تفریح ​​و استراحت در نظر بگیرید

هر روز چند ساعت استراحت طولانی و چند استراحت کوتاه برای مدیتیشن یا پیاده روی داشته باشید. به یاد داشته باشید، هیچ کس ظرفیت نامحدودی برای کار با ظرفیت کامل در تمام مدت ندارد.

7. برای فعالیت هایی که حواس شما را پرت می کند، وقت بگذارید

اگر روزی چندین بار ایمیل، اینستاگرام یا توییتر خود را چک می کنید و در نهایت برای مدت طولانی در آنجا می مانید، برای آن چیزها وقت بگذارید. پرداختن به این مسائل و صرف وقت برای آنها اشکالی ندارد. اما این چیزها می توانند حواسمان را پرت کنند و ما را از مهم ترین وظایفمان باز دارند.

8. یک برنامه هفتگی تنظیم کنید

نمودار هفتگی را به صورت چاپی یا دیجیتال بکشید و آن را با فعالیت های شخصی و کاری روزانه و هفتگی پر کنید.زمان هایی را که می توان کارهای مختلف انجام داد را تعیین کنید تا برنامه شما تا حد امکان انعطاف پذیر باشد.

به عنوان مثال، اگر در روز جمعه چهار کار اولویت دار دارید که باید در آن روز انجام شود، در حالی که روز شنبه شش کار اولویت دار دارید، فعالیت های هفتگی مانند خرید را برای جمعه به جای شنبه به تعویق بیندازید.

9. برنامه خود را بهینه کنید

برنامه هفتگی خود را مرور کنید و تعیین کنید که آیا کارهایی وجود دارد که بتوانید آنها را ساده یا ساده کنید تا در زمان صرفه جویی کنید. به عنوان مثال، اگر معمولاً یکشنبه ها خرید می کنید اما در آن روز وقت ندارید که به کارهای دیگر رسیدگی کنید، می توانید به جای آن از خرید آنلاین استفاده کنید یا کار را به آخر هفته موکول کنید.

10. کارها را مرتب کنید

هنگامی که برنامه هفتگی خود را بهینه کردید، برای کارهای هر روز یک برنامه ایجاد کنید. به جای برنامه ریزی ساعت به ساعت، از بلوک های زمانی مانند صبح، ظهر، بعد از ظهر و عصر استفاده کنید. به این ترتیب، اگر یک فعالیت بیشتر از حد انتظار طول بکشد یا مجبور باشید با یک موقعیت اضطراری مقابله کنید، همچنان می توانید به برنامه پایبند باشید.11. انعطاف پذیر باشید

برنامه خود را برای یک یا دو هفته امتحان کنید و در صورت لزوم آن را تغییر دهید. ممکن است چند هفته طول بکشد تا برنامه شخصی و حرفه ای خود را تنظیم کنید، پس صبور باشید. شما مجبور نیستید 24/7 برنامه ریزی کنید. برای پاسخگویی به سوالات غیرمنتظره یا برخورد با آنها زمان بگذارید.